«تدوین چارت و ساختار کنگره»

با توجه به گسترده‌گی و ملی بودن کنگره العبد، و تنوع محورهای کنگره به منظور ارتقاء کمی و کیفی و برگزاری مطلوب، مناسب و اثر بخش برنامه، سازماندهی کنگره به شرح ذیل تعریف گردید:

اعضاء شورای سیاست‌گذاری کنگره عبارتند از :

• آیت‌الله اعرافی، مدیر محترم حوزه‌های علمیه سراسر کشور، ریاست محترم کنگره
• آیت‌الله صدیقی، امام جمعه موقت محترم تهران
• حجت‌الاسلام والمسلمین حاج شیخ علی بهجت، فرزند حضرت آیت‌الله‌العظمی بهجت
• دبیرکل محترم کنگره، حجت‌الاسلام والمسلمین رفعتی
• تولیت محترم آستان قدس رضوی ، حجت الاسلام والمسلمین احمد مروی
• مدیر محترم مرکز خدمات حوزه‌های علمیه، حجت الاسلام والمسلمین سید جمال‌الدین میرمحمدی
• مدیر محترم دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم، حجت‌الاسلام والمسلمین احمد واعظی
• رئیس محترم سازمان اوقاف و امورخیریه، حجت‌الاسلام والمسلمین سیدمهدی خاموشی
• مدیر محترم حوزه‌های علمیه خواهران، حجت الاسلام والمسلمین مجتبی فاضل
• وزیر محترم فرهنگ و ارشاد اسلامی، جناب آقای دکتر سیدعباس صالحی
• مدیر مؤسسه نشر آثار حضرت آیت‌الله بهجت، حجت‌الاسلام محمد  هادی‌ مقدم
• استاندار محترم قم
• شهردار محترم قم

« شرح وظایف کمیته‌ها »

«کمیته اداری مالی»

این کمیته متشکل از دو واحد «اداری » و «مالی» می‌باشد.

شرح وظایف واحد اداری:

• انجام امور اداری و کارپردازی؛

شرح وظایف واحد مالی:

• تنظیم بودجه و کنترل درخواست‌های مالی؛
• تأمین اعتبار مالی و پرداخت تنخواه؛
• پرداخت حق‌الزحمه عوامل اجرایی؛ و تسویه با عوامل بیرونی؛
• ارائه گزارش مالی؛

« کمیته اطلاع‌رسانی »

این کمیته متشکل از چهار واحد «روابط عمومی»، «امور بین‌الملل» ، «سمعی بصری» و «تبلیغات» است.

شرح وظایف واحد روابط عمومی:

• پیگیری برگزاری جلسات شورای سیاست‌گذاری و ستاد اجرایی و ناظر برنامه؛
• رایزنی و پیگیری با نهادها و مراکز حوزوی و دانشگاهی مختلف، جهت برگزاری پیش‌کنگره، همایش‌ها و نشست‌های مختلف در سراسر کشور
• ایجاد هماهنگی با مدعوین جهت حضور در همایش؛
• ایجاد هماهنگی‌های لازم جهت مصاحبه با مسئولین برگزاری و سایر شخصیت‌ها؛
• اطلاع‌رسانی اخبار و مصوبات به مسئولین و رسانه‌ها؛
• دعوت از رسانه‌ها جهت پوشش خبری و تصویری؛
• هماهنگی دیدار مسئولین برگزاری با مراجع و شخصیت‌ها؛
• پیگیری تهیه محصولات و بسته فرهنگی؛

شرح وظایف واحد امور بین‌الملل:

• پیگیری برگزاری نشست‌ها و همایش‌های تخصصی در کشورهای مختلف؛
• پیگیری و هماهنگی مدعوین داخلی و خارجی و ارسال دعوت‌نامه ؛
• پیگیری مترجم جهت همراهی میهمانان خارجی و مترجم حین برگزاری مراسم؛

شرح وظایف واحد سمعی و بصری:

• تامین امکانات سمعی و بصری؛
• تامین راش‌های مورد نیاز فیلم گزارشی و کلیپ؛ اعم از گزارش جلسات و همچنین ضبط مصاحبه با شخصیت‌ها؛
• تهیه و تولید فیلم گزارشی؛ تیزر تلویزیونی و ..
• تهیه و تولید کلیپ‌های ویژه جهت پخش در مراسم؛

شرح وظایف واحد تبلیغات:

• راه‌اندازی سایت رسمی کنگره و صفحات شبکه‌های اجتماعی
• پیگیری پخش تیزر تلویزیونی و رسانه‌ای؛
• تبلیغات شهری (تابلو، پوستر و بنر)؛
• تبلیغات جراید و روزنامه‌ها و خبرگزاری‌های مختلف؛

« کمیته فرهنگی هنری »

این کمیته متشکل از چهار واحد «جشنواره‌ها و مسابقات»، «طراحی و گرافیک»، «نمایشگاه‌ها» و «انتشارات» است.

شرح وظایف واحد جشنواره‌ها و مسابقات:

• پیگیری و همکاری در برگزاری جشنواره شعر و داستان نویسی
• پیگیری و همکاری در برگزاری جشنواره گرافیک و تصویرسازی
• پیگیری و همکاری در برگزاری جشنواره‌ فیلم کوتاه و بلند
• پیگیری و همکاری در برگزاری جشنواره عکس
• پیگیری و همکاری در برگزاری مسابقات کتابخوانی

شرح وظایف واحد طراحی و گرافیک:

• طراحی دعوت‌نامه، پوستر و بنر فراخوان و همایش؛
• طراحی لوگوی ویژه کنگره؛ طراحی فرم‌های مخصوص دبیرخانه؛
• طراحی ویژه‌نامه و مجلات تخصصی؛
• طراحی و ساخت دکور و فضاسازی سالن؛
• طراحی جلد منشورات مربوط به کنگره؛

شرح وظایف واحد نمایشگاه‌ها:

• پیگیری راه‌اندازی نمایشگاه‌های مرتبط با حضرت آیت‌الله بهجتv جهت پیش‌کنگره و کنگره اصلی؛
• فضاسازی و نصب وسائل مورد نیاز نمایشگاه در مكان همايش؛

شرح وظایف واحد انتشارات:

• پیگیری چاپ و تکثیر ویژه‌نامه؛
• پیگیری چاپ و تکثیر کتاب‌های مرتبط با مراسم؛

« کمیته  فراخوان مقالات  »

این کمیته متشکل از دو واحد «شناسایی و جذب» و «داوری و نظارت» است.

شرح وظایف واحد شناسایی وجذب :

• تشکیلات جلسات علمی با حضور شاگردان معظم‌له و کارشناسان مجرب؛
• استخراج موضوع مقالات؛
• پیگیری امور اداری مربوط به فراخوان مقاله؛
• فراخوان مقالات؛
• دعوت از بزرگان و شخصیت‌ها جهت تألیف مقالات تخصصی

شرح وظايف واحد داوری و ارزیابی:

• تعیین هیأت داوری؛
• برگزاری جلسات کمیته‌های داوری؛
• استخراج ملاک‌های ارزیابی؛
• ارائه گزارش کمیته‌های داوری؛
• پیگیری انعکاس مقالات در مجلات تخصصی و ویژه‌نامه همایش؛

« کمیته اجرايی »

این کمیته مسئولیت اجرایی برگزاری مراسم کنگره اصلی و پیش‌کنگره را برعهده دارد.

شرح وظايف واحد اجرایی مراسم :

• مدیریت اجرایی برنامه‌های روز همایش؛
• تامین نیروهای اجرایی؛
• انتخاب کادر اجرایی روز همایش شامل:

گروه اجرای مراسم اعم از مجری، قاری، سخنران، گروه تواشیح و ..

گروه‌های سمعی و بصری، پذیرایی، حراست، انتظامات و تشریفات و …

• هماهنگی با کمیته‌های دیگر؛
• ارائه گزارش نهایی از برگزاری مراسم؛

شرح وظایف واحد پشتیبانی:

• کرایه وسایل، جمع‌آوری و ارجاع وسایل مربوطه؛
• تامین ایاب و ذهاب مدعوین؛
• تهیه امکات پذیرایی؛
• هماهنگی اجاره و تحویل سالن؛

شرح وظایف واحد پذیرایی:

• پذیرایی میان وعده و ناهار مهمانان همایش
• پذیرایی صبحانه و شام مهمانان ویژه

شرح وظایف واحد انتظامات و تشریفات:

• کنترل ورود و خروج سالن مراسم؛
• تامین حفظ اموال از آغاز تا پایان مراسم؛
• تامین امنیت محل برگزاری مراسم
• تشریفات ورود و خروج میهمانان داخلی و خارجی؛